Qual é a empresa que não deseja concentrar em um único software todos os processos e tarefas exigidas para o bom andamento do negócio no mercado de construção civil? Claro que estamos falando do ERP (Enterprise Resource Planning), cujo objetivo é exatamente o de integrar todas as áreas da empresa para aprimorar a sua gestão. É bom saber, no entanto, que a transição de sistemas — que inclui coletar os dados de todos os possíveis sistemas isolados que você usa em seus diversos setores e transportar todos para o ERP — pode demandar tempo, além de custos importantes. Portanto, sua empresa não pode se descuidar dos erros mais flagrantes que podem envolver a implementação de um sistema de ERP.

Além disso, se não houver um bom planejamento para essa instalação, é possível que as áreas — já habituadas às formas antigas de trabalhar — se limitem a um uso restrito e parcial do sistema, sem explorar a totalidade de recursos que ele é capaz de oferecer para a melhor operacionalidade dos processos e tarefas.

Para evitar que a melhor solução de sistema de gestão empresarial se torne uma fonte de problemas e, principalmente, desperdício de investimentos, previna-se contra quatro erros fundamentais ao adotar um sistema de gestão empresarial (ERP):

1. Não escolher soluções de gestão adequadas

Para começo de conversa, existem sistemas ERP que foram desenvolvidos tendo em vista necessidades dos mais diversos setores. Para o mercado de construção civil, saiba que existem sistemas especializados em gestão para incorporadoras, construtoras e imobiliárias. Eles estão projetados para integrar todos os processos administrativos, fiscais e operacionais referentes às obras. Restrinja sua pesquisa a esse tipo de sistema especializado.

Faça um levantamento prévio sobre os pontos de gargalo operacionais que precisam ser sanados, bem como dos objetivos de médio e longo prazo da empresa. Esses são quesitos cruciais para encontrar a solução que melhor se adéqua às necessidades do seu negócio. Não basta encontrar preço; é preciso garantir o uso contínuo da ferramenta, de acordo com seu real objetivo de otimizar rotinas e de gerar valor para o negócio.

2. Não planejar a migração

Ao levantar os gargalos e as áreas que precisam ser otimizadas, você estará colaborando para que a migração para o sistema ERP ocorra de forma adequada, sem atropelos de última hora. Todas as etapas da implantação devem ser planejadas previamente.

É fundamental, ainda, que os setores da empresa estejam alinhados com relação a prazos, objetivos e atividades a serem executadas. Em conjunto com o fornecedor do sistema ERP, a empresa deve estipular metas de desempenho e indicadores para cada uma das áreas envolvidas na migração. Com isso, será possível localizar problemas com mais precisão, assim como solucioná-los durante o processo.

Um planejamento adequado — englobando estimativa de tempo e recursos — é imprescindível, posto que a maior parte do sucesso da migração para um sistema ERP se deve a essa fase de planejamento e ao desenvolvimento da ferramenta de acordo com as reais necessidades da empresa.

3. Não capacitar os usuários

É muito normal que as pessoas rejeitem o novo inicialmente: isso faz parte de nossa estrutura mental, ou seja, da tendência a permanecer na nossa zona de conforto. Em função disso, é preciso motivar os usuários ao uso da nova ferramenta. Isso torna mais rápido o processo de adaptação, facilitando retomar e ampliar a produtividade das tarefas em um prazo menor.

Para ganhar essa adesão ao treinamento, é necessário que, independentemente dos postos que ocupem na empresa, todos os usuários sejam consultados antes — na fase de levantamento dos problemas e gargalos. Isso vai gerar uma sensação de pertencimento, conscientizando a todos de que o sistema ERP veio para solucionar problemas e não criar novos.

Cabe à consultoria contratada treinar todos a respeito de todas as funcionalidades necessárias para a empresa. Além disso, ela deve mostrar o leque de funcionalidades disponíveis que, muitas vezes, acabam não sendo usadas no momento adequado, por que o usuário simplesmente não sabe que elas existem.

4. Não realizar reuniões de feedback

Quando se implanta um sistema de gestão empresarial, ele não é estático, não chega acabado. Tal como a empresa é um ente dinâmico, o sistema também deve ser, para conseguir atendê-la. Nesse sentido, reuniões de feedback entre consultoria, dirigentes do negócio e representantes dos usuários precisam ocorrer sistematicamente, em um calendário previamente definido.

Somente assim faz sentido assinar um contrato de manutenção entre a empresa e a consultoria, pois é seu papel acompanhar as necessidades do cliente, que podem variar ao longo do tempo, bem como realinhar processos que não estejam funcionando a contento e otimizar, crescentemente, a capacidade do sistema ERP.

Se a sua incorporadora, construtora ou imobiliária ficar atenta a esses quatro erros que não podem ser cometidos, certamente vai conseguir obter o melhor de seu novo software de gestão integrada, tornando-se mais competitiva no mercado de construção civil.

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