A gestão das notas fiscais recebidas nas suas obras pode ser a ponta de um fio de confusão que se instala no processo de pagamentos da sua empresa da construção. Pensando em facilitar a vida da sua equipe de obras, administrativa e financeira, o Globaltec conta com uma parceria que torna o processo de entrada de notas totalmente automatizado, diminuindo o retrabalho, os erros e atrasos de pagamento a fornecedores. Vamos entender como funciona essa automação da entrada de notas fiscais na obra?
Os problemas mais comuns na entrada de notas fiscais nas obras
No cotidiano de um canteiro de obras, costuma-se receber muitos carregamentos de materiais, às vezes ao mesmo tempo. Isso pode deixar o responsável pela obra muito atarefado, e é muito comum que algumas notas fiscais se percam ou demorem para ser faturadas. Vamos ver as situações mais comuns e que problemas elas trazem:
1 – O responsável pela obra lança a nota manualmente, campo por campo, para realizar o pagamento: na rotina do responsável pela obra há muitas outras tarefas que são consideradas mais urgentes do que conferir notas e lançar pagamentos. Por isso, muitas vezes as notas acabam se perdendo, sendo deixadas para depois ou não sendo faturadas, o que faz com que a equipe administrativa e financeira fique sem as informações completas para trabalhar.
2 – O responsável pela obra encaminha nota para o administrativo: esse encaminhamento geralmente se faz por malotes, alguém passa na obra e pega as notas para levar ao escritório onde as notas terão sua entrada e serão conferidas, muitas vezes manualmente. Além da possibilidade de perder notas nesse processo, a entrada feita à mão no escritório não é a opção mais confiável ou mais rápida para esse processo.
3- Perda de notas na obra: caso alguma informação seja perdida, a equipe do financeiro pode deixar de lançar um pagamento para o fornecedor, o que causa cobranças, atrasos e desgastes no relacionamento. Com uma solução que automatiza essa entrada, esse problema praticamente desaparece.
4- Bagunça no fluxo de pagamentos da empresa: erros simples na entrada de notas na obra acarretam em um atraso e replanejamento constante por parte do setor administrativo e financeiro. Digamos que na obra foram recebidas 10 notas e apenas 6 chegaram ao escritório para entrarem no fluxo de pagamento do mês. As restantes impactarão no orçamento do mês seguinte puramente por falta de organização!
5 – Equipe financeira e administrativa sobrecarregada caçando erros: sabemos que as obrigações fiscais e contábeis exigem muita organização, e quando o processo de recebimento de notas não está bem definido, isso significa que as equipes financeiras e administrativas precisam sempre corrigir os erros que acontecem na entrada de notas e que impactam diretamente nos cronogramas financeiros.
Como resolver todos esses problemas? Automatizando a entrada das notas!
Automatizar o processo de recebimento de notas é uma solução elegante para a desorganização que os erros humanos podem causar. Automatizar hoje em dia já não é inovar, é estar a par das soluções que são esperadas no mercado. Para automatizar os processos fiscais da sua empresa da construção é preciso conhecer todas as suas etapas e todos os envolvidos precisam ter consciência das suas responsabilidades para que não existam falhas ou que uma das equipes fique sobrecarregada.
Com a automação do recebimento de notas, não é mais necessário caçar notas perdidas ou lança-las manualmente no sistema: tudo é feito de forma automática para você, diminuindo o trabalho manual realizado pela sua equipe!
Existem softwares especialistas em evitar que você seja autuado pelo fisco e consiga organizar seus processos fiscais, como o Oobj, parceiro da Globaltec. Veja a seguir os 4 pilares para automatizar seus processos fiscais sem dor de cabeça!
4 Pilares para automatizar a entrada de notas fiscais na obra:
- Documentar o processo: a tecnologia faz o que pedimos para ela fazer, por isso precisamos saber exatamente o que estamos esperar. Antes de mais nada, é preciso documentar as etapas respondendo à pergunta: qual é o passo a passo do processo que vou automatizar?
- Automatizar o recebimento das notas: quando a nota é emitida contra o seu CNPJ, ela já está disponível para consulta no sistema da Sefaz, basta ter a ferramenta certa para puxar esses dados. O OOBJ é o software certo para fazer isso por você!
- Automatizar a entrada da nota no ERP: o software de recebimento de nota fiscal deve se integrar totalmente ao seu ERP para que o processo de pagamento converse com essas informações. O OOBJ e o ERP UAU são integrados automaticamente por meio de uma parceria entre as duas empresas, o que torna sua vida ainda mais fácil!
- Validar a informação que entra no ERP: essa é a parte em que a equipe financeira vai precisar trabalhar, só que ao invés de cadastrar nota por nota, agora o trabalho é de conferir as notas para colocá-las no processo de pagamento, nada mais.
Vantagens de automatizar a entrada de notas na obra:
- Atender às minúcias que a Sefaz exige em suas informações;
- Não se preocupar com notas perdidas na obra;
- Otimizar o fluxo de pagamento;
- Evitar autuação fiscal;
- Segurança dos seus dados;
- Eliminação do trabalho manual (principalmente na obra, mas também nas equipes financeiras e administrativas);
- Evitar atrasos no pagamento a fornecedores;
- Melhor relacionamento com fornecedores.
Cuidado com a autuação fiscal!
Não cumprir com as exigências da Sefaz pode levar sua empresa a ser autuada! Ninguém quer ficar em dívida com o governo, não é mesmo? Por isso é importante manter os dados XML das suas notas fiscais e ter um sistema que valide as informações da sua empresa. Um software de emissão de notas pode evitar a autuação fiscal.
E então, como é o fluxo de entrada de notas fiscais na sua empresa? Você está pronto para organizar e automatizar esse processo de uma vez por todas? Conte conosco para melhorar a sua gestão fiscal!
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