O eSocial integra o SPED e surgiu para simplificar e unificar a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
O eSocial já entrou em vigor. Cerca de 14 mil empregadores no país já devem entregar informações cadastrais, rubricas, sobre cargos e vínculos dos trabalhadores com a empresa (admissões, afastamentos e desligamentos).
O eSocial integra o Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED) e surgiu para simplificar e unificar a entrega das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Nessa primeira etapa de implantação, o sistema é voltado para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais.
No total, serão 5 fases de implantação que vão abarcar todas as empresas privadas do país, inclusive Microempreendedores Individuais que possuam empregados.
A obrigatoriedade total das entregas de informações trabalhistas está prevista para 16 de julho do ano que vem. Órgãos públicos também terão de usar o sistema a partir de 14 de janeiro de 2019.
O que é entregue por meio do eSocial?
Vários órgãos governamentais são envolvidos na operação do eSocial, como Receita Federal, Ministério do Trabalho, INSS e Caixa Econômica Federal. As informações prestadas por meio do sistema são as seguintes:
- GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social);
- CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT);
- RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
- LRE (Livro de Registro deEmpregados);
- CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);
- CD (Comunicação de Dispensa);
- CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);
- PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);
- DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte);
- DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais);
- QHT (Quadro de Horário de Trabalho);
- MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais);
- GRF (Guia de Recolhimento do FGTS);
- GPS (Guia da Previdência Social);
- Folha de pagamento.
São 15 operações fundamentais para o controle fiscal e trabalhista das operações das empresas.
Quais os cuidados com o cadastro do eSocial?
Os processos do eSocial precisam caminhar com tranquilidade, para que não ocorram erros – principalmente nas empresas de construção civil, que geralmente contam com muitos empregados.
Uma das primeiras ações é fazer a qualificação cadastral dos funcionários, que consiste em checar as divergências que possam ocorrer entre o cadastro interno, o Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) e o Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS). O acesso a tais informações pode ser feito por meio do certificado digital.
Uso de ferramentas digitais
O próprio SPED fornece um aplicativo para fazer a verificação. Já no ERP UAU da Globaltec, em seu módulo Folha de Pagamento, essas informações podem ser geradas e encaminhadas automaticamente.
Por meio desse módulo, aliás, é possível ter acesso a uma tela de cadastro de funcionários e a ficha de registro, onde são incluídas informações bem específicas sobre a atuação do funcionário na empresa (obras das quais participa, licenças, férias, dependentes, empréstimos, atestados, histórico de cargos, transferências etc).
O sistema UAU também permite cadastrar a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), categoria do trabalhador, vínculo empregatício, grau de instrução, entre outras coisas.
Quais os impactos do eSocial na gestão das empresas?
Na construção civil, o eSocial é uma ótima solução para desburocratizar os processos fiscais e trabalhistas que envolvem os negócios. Entretanto, para ter sucesso no uso da plataforma, é preciso integrar de maneira eficiente o sistema ERP da sua empresa.
Na solução ERP da Globaltec, a integração do ERP UAU com o eSocial não tem custos, mas as empresas que não contam com um sistema automatizado para a gestão dos seus processos precisam buscar o quanto antes uma solução para cumprir de maneira eficiente com as obrigações do programa SPED e eSocial.
Uma das principais vantagens da integração dos sistemas é a possibilidade de controlar ainda mais os custos com folha de pagamento, o que repercute na otimização financeira do negócio, e também proporciona um aumento da produtividade por meio da redução da burocracia.
A importância de entregar os arquivos nas datas específicas
A entrega do eSocial nas datas específicas garante que sua empresa não sofra multas e outras penalidades. A sugestão é seguir o seguinte calendário:
Empresas com faturamento maior que R$ 78 milhões em 2016
- Janeiro de 2018 – Cadastro do empregador e tabelas
- Março de 2018 – Dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas
- Maio de 2018 – Folha de Pagamento
- Julho de 2018 – Substituição da GFIP
- Janeiro de 2019 – Dados de segurança e saúde do trabalhador
Demais empresas
Para as demais empresas privadas (que incluem optantes pelo Simples, MEIs e pessoas físicas que possuam empregados), o calendário é o seguinte:
- Julho de 2018 – cadastro do empregador e tabelas;
- Setembro de 2018 – obrigatório enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com a empresa;
- Novembro de 2018 – obrigatório o envio das folhas de pagamento;
- Janeiro de 2019 – substituição da GFIP (Guia de informações à Previdência Social) e compensação cruzada. Também será preciso enviar dados de segurança e saúde do trabalhador.
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