Sabemos que toda empresa que possui um sistema de produção só consegue ter lucro se seu planejamento for bem estruturado e eficiente. Por isso é essencial que o primeiro passo da gestão do departamento de compras seja a busca por eficiência, evitando gastos desnecessários ou qualquer falha que possa comprometer todo o processo. Evitar o aumento dos gastos, a falta de estoque e também o atraso na entrega são apenas alguns dos itens que devem ter toda a atenção da equipe responsável pelos processos de compra realizados pela empresa.
No entanto, para que tudo isso saia do modo como foi planejado e para que o processo de compra seja otimizado, é preciso que você tenha em mente alguns itens que listaremos abaixo. Acompanhe:
Você possui um departamento de compras bem estruturado?
Essa é apenas uma das perguntas que você deve se fazer antes de ter a certeza de que o seu processo de compra foi melhorado. O objetivo desse departamento é o de manter todos os materiais e serviços que uma empresa precisa na hora de entregar uma encomenda ou produto. Desse modo, podemos dizer que esse departamento é o responsável por encontrar as matérias primas de boa qualidade e por preços competitivos, para agregar dessa maneira qualidade, competitividade e também lucro a sua empresa.
Esses materiais precisam sempre estar abastecidos para as outras áreas da produção, o que requer que o departamento seja muito bem planejado e funcione de forma eficiente. Para isso, os funcionários precisam saber comprar todos os materiais necessários com o menor preço que conseguirem, mas sempre seguindo os padrões de qualidade e também a quantidade necessária, além de sempre estarem atentos a melhor forma de pagamento para a empresa.
Também é importante que a avaliação dos fornecedores seja feita de forma eficiente. Para isso, procure aqueles que conseguem aliar melhor preço, maior qualidade e prazo de entrega, sem atrasos ou maiores problemas.
Gestão de pedidos e análise de fornecedores
Outro ponto importante para o seu processo de compra está na gestão de pedidos e também de fornecedores. O ideal é que você tenha uma planilha de cadastro para cada fornecedor e também para os pedidos, que podem ser separados por demandas quinzenais, mensais, semanais ou por área, por exemplo.
Na planilha dos fornecedores preencha os campos de benefícios, como é a forma de entrega, o contato, as formas de pagamento oferecidas, entre outros itens que você deve analisar na hora de contratar o serviço.
Dessa maneira você consegue avaliar melhor seus fornecedores e ter uma lista de parceiros confiáveis, e também pode visualizar o histórico de vendas e consegue administrar melhor todo o processo de compra.
Além disso, faça também um diagnóstico completo de todos os suprimentos necessários para a sua empresa, assim como o que pode ser melhorado nesse processo (de troca de peças até atrasos na entrega).
Use sistema de gestão
O uso de um sistema de software especializado em gestão fará com que a sua empresa tenha o apoio de profissionais qualificados e também de alta tecnologia para que você possa ter o total controle de todo o processo e consiga uma melhor otimização do tempo e dos recursos de sua empresa.
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