A rotina do departamento contábil das construtoras, incorporadoras e imobiliárias é sempre muito agitada. São muitos cálculos, lançamentos, análises, balanços e emissões de notas a serem realizadas em um único dia.
Não é à toa que as mesas dos profissionais estão sempre repletas de rascunhos e lembretes, que eles utilizam para não se esquecer de nenhum detalhe e não acabar se perdendo em meio a tanto trabalho. E é nesta rotina agitada que muitos profissionais acabam colocando em risco a ‘saúde’ da contabilidade da empresa. Isso porque, quando eles realizam certos processos contábeis rapidamente, de forma manual, acabam cometendo erros que levam a companhia a pagar multas bem altas. E estas, claro, impactam a sua receita.
Daí a importância de simplificar a rotina e as tarefas do departamento contábil da organização por meio de um software ERP de padronização dos processos tributários. A seguir, mostraremos algumas formas de simplificar a rotina desse importante departamento. Veja quais são elas:
Eliminando boa parte da papelada sobre as mesas
A primeira maneira de simplificar a rotina da área de contabilidade é organizando o seu ambiente de trabalho. Os gestores e profissionais podem fazer isso eliminando as pilhas de papéis sobre as mesas, arquivando apenas os documentos físicos necessários e migrando os dados contábeis para a nuvem (cloud computing), através de um software de contabilidade especializado na construção civil.
Medidas como essa certamente simplificarão a rotina dos profissionais contábeis, pois eles passarão menos tempo procurando documentos e manterão o foco nas atividades que realmente importam. E isto evitará que eles cometam erros que possam gerar multas para a empresa. A menor utilização de papéis na empresa também ajudará a torná-la mais sustentável ambientalmente e ser vista com ‘bons olhos’ pelos seus clientes.
Planejando as atividades que serão realizadas diariamente
Os esquecimentos e os atrasos são, muitas vezes, gerados pela falta de conhecimento das atividades. Quando o profissional não sabe, por escrito, que precisa fazer um relatório contábil ou emitir uma nota fiscal, por exemplo, as chances de ele esquecer são muito altas. É por isso que o responsável pelo departamento deve planejar todas as atividades e processos que serão realizadas diariamente e comunicá-los para os profissionais.
Isto ajudará a reduzir os níveis de esquecimento e de atraso e, consequentemente, o pagamento de multas. Além de planejar as atividades contábeis, também é importante estabelecer prioridades, indicando as que são urgentes e as que não são. Um software de contabilidade também ajuda a evitar os esquecimentos, indicando, por exemplo, os documentos fiscais cuja emissão ainda está pendente.
Automatizando certas atividades manuais
Outra importante forma de simplificar a rotina do departamento é automatizando certas atividades manuais, que consomem grande parte do tempo dos profissionais contábeis e não os permite se concentrar em atividades estratégicas. A emissão de notas fiscais eletrônicas, a redigitação de dados, a realização de lançamentos e a elaboração de relatórios e demonstrativos contábeis são apenas algumas delas.
Um software ERP contábil, focado no mercado da construção civil, pode realizar todas elas de forma automática, sem intervenção humana. Além de agilizar a conclusão dos processos e aumentar a produtividade dos colaboradores, esse software ainda evita que erros sejam cometidos e que multas sejam geradas. Assim, a receita da construtora, incorporadora ou imobiliária não é impactada, ficando em dia com suas obrigações.
